[딱 정리] RFI가 뭐야? 이것만 알면 RFI 완벽 정리!

RFI의미, 뜻

 

 

안녕하세요. 정리남입니다. :)

 

정확한 정보는 정확한 의사결정을 위해 필수인걸 알고 계시죠? 업무를 하다보면 다양한 영역에서 외부 상대방의 정보를 필요로 할 때가 있습니다. 조사만으로는 정보 파악이 어려울때 그 외부 당사자에게 정보를 요청해야하는 상황이 발생하는 것이죠. 이때 사용하는 비즈니스 용어가 바로 RFI입니다. 

 

 

RFI는 '질문서'. 예시 세 가지로 알아보자.

 

RFI는 Request for information의 약자로 '정보요청서' 라는 의미입니다. 하지만 업무적으로는 "RFI 작성해 드릴께요" 라고 용어를 그대로 사용합니다. RFI는 말 그대로 궁금한 부분에 대해 질문을 적어 답변을 요청하는 문서입니다. 통상은 Excel에 궁금한 질문들을 쭉 나열하여 적고, 이를 상대방에게 송부하면 상대방은 질문 옆에 답변을 해주는 식으로 업무가 진행됩니다. 일반적으로는 내부 부서들간의 질문을 주고 받을때에는 RFI라는 용어를 굳이 사용하진 않는것 같고요, 외부의 다른 거래처나 업체에 그들의 정보가 필요할때 RFI라는 용어를 사용합니다. 

 

 

RFI가 쓰이는 다양한 상황의 예시를 알려드리겠습니다. 

 

1. 먼저 M&A에서 본입찰 직전까지 광범위하게 사용됩니다. M&A를 할때에는 해당 기업의 정보를 정확히 파악하기 위한 다양한 과정을 거치는데요, 어떠한 업체인지를 알아야 인수할지 말지 의사결정할 수 있기 때문이죠. M&A에서 RFI는 보통 예비실사 단계에서 가장 많이 오가는데 외부 정보로는 타인이 쉽게 알수 없는 정보들에 대해 파악하기 위해서는 대상기업에서 답변을 줘야하기 때문입니다. 별도의 양식도 없습니다. 질문일자, 질문내용, 답변 완료 여부, 답변 결과 에 대해 열을 만들어서 질문을 적은 excel 양식을 전달하면 됩니다. 질문의 내용은 보통 사업구조가 어떠한지, 공급업체 현황과 계약 사항은 어떠한지, 주주명부 및 리스크하다고 생각되는 부분 예를들면 매각 이유는? 작년 매출 감소 이유는? 작년 차입 증가 이유는? 등의 사전조사 자료나 IM(information memorandum) 기반의 궁금한 사항들로 구성하게 됩니다. 

 

 

 

 

2. 업체를 선정할 때에도 RFI가 쓰입니다. 예를들어 반도체 자동화 라인을 구축하려할 때 시공할 수 있는 다양한 업체들을 섭외하여 '시공가능한지, 시공능력이 있는지' 등을 파악해야 할텐데요, 이때 궁금한 사항들을 RFI로 요구하게 됩니다. 예를들며 반도체 자동화 라인 유사 시공 경험이 있는지, 최근 시공 실적은, 기술적으로 우리가 원하는 자동화 라인을 만들어 줄수 있는지, 현재 기술 동향은 어떠한지, 시공시 어려운 부분 등에 대해 물어볼 수 있는 것이니다. 그 다음 RFI를 바탕으로 견적 요청을 하고 업체를 선정하게 되는 것이죠. 

 

 

3. 내부 컨설팅을 할때에는 RFI를 받기도 합니다. 예를들어 경영효율화 관점에서 컨설팅펌에 용역을 요청했다면 컨설팅펌은 일단 우리 회사가 어떠한 상황인지 기초 정보를 요청하게 됩니다. 예를들면 사업구조, 회계마감프로세스, 손익관리프로세스, 등 어떠한 프로세스 관점에서 기초정보와 그 기초정보를 바탕으로 수반된 추가적인 궁금증들에 대해 요청하는 것이죠. 그래야 개선할 포인트를 찾을 수 있을테니까요. 이때 받는 질문들이 모두 RFI로서 담기게 됩니다.

 

 

 

RFI 작성시 유의점

사실 RFI를 작성할때에는 필요한 정보만 선별해서 요청하는 것이 중요해 보입니다. RFI에 답변을 하는 상대방입장에서는 자료를 찾고, 답변을 만드는 과정이 추가적인 업무부담으로 작용할 수 있기 때문이죠. '이런걸 왜 질문해?' 라는 느낌을 주는 질문이라면 제한된 리소스로 답변을 해야하는 상대방 입장에서는 답변의 질이 떨어지고 정작 중요한 답변에 소홀할 수 있는 부분이 발생될 수 있습니다. 그럼에도 궁굼한 질문은 미팅을 통해 질문을 할수도 있고요. 

 

 

 

 

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